一、单套制的定义和特点

单套制是指对于由电子设备生成的电子文件，在进行归档时，仅保管电子档案，不生成和保存纸质档案的归档制度。和当下主流的双套制相比，单套制最显著的特点体现在纸质档案的处理方式上：档案保管单位不再保管纸质档案。这一显著特点，一方面很好地弥补了当下房地产档案保管方面的短板，从根本上解决了档案库房空间不足的问题；另一方面，通过推行单套制，可以改变当前商品房登记受理模式，提高登记效率，极大地方便用户。

二、双套制下商品房登记档案的收集、整理和利用

不完全统计，目前全国的不动产登记中心基本采用在受理阶段要求申请人提供纸质档案，待审核发证之后对申请材料进行数字化扫描的模式，即双套制。双套制在登记流程中所表现出的弊端主要有以下几个方面：

1.商品房受理之前。现有模式下，由于要收取纸质申请材料，群众只能实地办理。而目前各地登记中心的一个突出矛盾是前台受理人员数量和办事群众数量的不匹配，直接导致不动产登记量剧增。以2017年部分城市受理量为例，2017年工作日共计249天，结合表1数据，日均受理量最少的福州达到1445件，而上海甚至达到4178件，窗口受理压力可想而知。表1数据在当下全国不动产登记的火热背景下，极具代表性。受理量的剧增会产生两个后果：一是办理前需要预约；二是办理当日需要等待，其间所耗费的巨大时间成本给用户造成了极大不便。

2.商品房受理及审核阶段。双套制模式下，群众在申请商品房产权登记时，需要提交商品房备案合同、发票、税票、个人身份证明材料，在收取上述材料的同时，窗口受理人员要完成初审，即对上述材料的合法、合理性进行审核，之后再转由审核部门进行复审。在各地不动产登记单位，这种做法较为通行。和其他登记类别不同，商品房登记的义务人是开发公司，在核定好预售备案信息与申请人信息一致之后即可保证登记簿记载的准确性。该类登记申请材料比较简单，出现问题的环节比较少，完全可以撤销初审环节，转由审核科进行复审，其在登记流程上可行，在实际操作中也比较合理。

3.数字化扫描阶段。在所有环节中，双套制的弊端在数字化扫描阶段也较为突出。首先，在所有登记材料归档之后，登记部门或者受托的数字化扫描单位需要根据目录要求对每宗房地产登记档案拆装、分类，并完成所有纸质档案扫描及质检、挂接等工作。在日均归档数量较多的背景下，每份档案从扫描部门（公司）接收到最终数字化成果能被直接利用，大约需要6天时间，在此期间，档案处于冻结状态，调阅工作较难开展，极大地影响了群众和登记人员的阅档需求。其次，近年来，开发商和银行对商品房和抵押合同的条款规定愈发详细，群众在办理对应业务时提交的合同一般都在30～50页之间，比较繁杂的抵押借款合同，甚至达到80页左右，这些合同在扫描过程所耗费的人力、时间和财力成本可想而知。最后，对扫描的档案成果进行分析可以发现，扫描的文件之间重复率非常之高，不完全统计，可以达到40%左右。以商品房买卖合同为例，选取某一小区500户为样本，在用户申请产权登记时，产权登记部门会收到500份商品房买卖合同，合同内容页中除购房人信息、房屋信息及签名页3页之外，其余几十页内容都完全相同。双套制下，扫描人员要对上述几十页材料重复扫描500次，其中无效的重复劳动量可想而知。

4.档案保管阶段。鉴于近年来房地产登记总量的暴增及房地产档案全部执行永久保存两方面因素，馆藏空间一直是各地房地产档案馆的痛点。而在所有门类的房地产档案中，商品房登记档案所占比例不容小觑。以A市为例，2017年主要门类的不动产业务登记中，商品房登记量为36600余件，占主要业务登记总量的39%。在假设每个档案馆使用的都是空间利用率最高的电动密集架及密集架使用率为100%的情况下（实际利用率一般是80%），密集架规格为5列、4层，共20个单元格，每个单元格可以排放17盒左右档案，平均每个档案盒存放12份商品房类登记档案，则每年需要至少9排密集架，这为档案馆馆藏的优化和升级工作带来了一定阻力。