5.档案利用阶段。房产档案作为一类民生档案，利用率非常之高。2016年，笔者有幸参加N市档案工作年度总结会，对比与会各档案馆（室）统计上报的档案利用数据发现，房地产档案馆一个月的利用频次比其他档案馆一年的利用频次之和还要高，具体表现在调档用户面广、调档频率高。在调取的档案内容中，利用率较高的主要有购房票据（发票和税票）、买卖合同（商品房买卖合同、存量房买卖合同等）和抵押借款合同，其中平均每份合同类档案都有30多页，频繁地调取无疑会造成极大浪费。

三、商品房类房地产档案单套制的优点

1.内容简单，有实施单套制的先天优势。房地产档案按照业务类别的不同，可以分为商品房类房地产档案、存量房类房地产档案、抵押类房地产档案等等。其中，商品房类房地产档案内容较其他档案更为简单。商品房登记的最重要环节是房屋的网上备案信息，在明确预售信息之后，商品房登记申请人属于纯获益一方，从获益方角度看，其提交的材料中，虚假、错误的材料相对较少。目前，全国大部分省市推行的网络查询方式，为商品房类档案的真伪审核提供了便捷途径，也奠定了商品房类档案实行单套制的先天优势。

2.提高房地产登记效率。实行单套制之后，一方面对于登记申请人而言，免去了往返不动产登记中心提交申请材料的成本，申请人随时随地可以通过电脑或手机登录指定网址，按照商品房登记所需材料，依序上传数字化申请材料即可；另一方面对于不动产登记部门而言，最大的优点就是减轻了工作压力。粗略统计，商品房业务在所有业务中占比约39%，實行单套制之后，前台受理人员的收件压力相应下降约39%，节省的时间可用于办理其他类别登记，缩短其他业务申请人的等待时间，优化整体的不动产登记流程，提高登记效率。

3.有效降低房地产档案馆的馆藏压力。解决房地产档案馆馆藏空间问题，必须在档案收集阶段着手。传统管理模式下，纸质档案地位无可取代，因此，任何解决馆藏空间的方式都无法达到釜底抽薪的效果。数字档案时代，基于电子档案的法律效力，完全可以弱化纸质档案的作用。实施单套制之后，档案馆不再接收商品房登记的纸质档案，理论上节省了馆藏近40%的空间，从根本上解决档案馆的空间难题。

4.为房地产档案数字化工作减压。在商品房登记受理阶段，由申请人通过各自客户端直接提供符合规定的数字化档案，待审核载簿之后将其直接归档，压缩了登记中的受理、扫描及移交环节。对于扫描部门而言，一方面可以节省商品房类档案数字化的各项成本；另一方面，可以用结余的资源集全力处理其他门类档案，加快其他门类房地产档案的数字化进程，将之前6天的数字化时间缩短至4天或更短，方便群众和工作人员及时调档。

四、商品房登记档案实行单套制需要解决的问题

商品房类档案实行单套制，是对之前登记模式的彻底变革。在推行之前，需要解决以下几个问题：

1.明确提交材料的方式。确定申请材料的提交方式是房地产档案实行单套制的关键节点。商品房登记档案实行单套制的目的是提高房地产登记效率。因此在提交方式的确认上，应从申请人角度出发，尽量降低登录门槛，允许通过电脑、手机等多种方式登录属地的不动产登记网站，选择业务类别，根据提示依次上传各类申请要件。待上传完毕，即完成了传统意义上的登记受理工作。

2.明确提交材料的格式。双套制背景下，纸质档案的扫描有一系列的标准，如：扫描分辨率应不小于200dpi，存储格式应该是TIFF、JPEG等通用格式。单套制下，申请人在上传材料时也应遵循上述标准，不动产登记中心可对图片的格式进行设置，申请人提交数字化材料后，只有符合条件才可以进行下一步，从源头上保证了电子档案的质量。

3.明确提交材料真伪的核定方式。双套制下，材料的真伪审核和认定是登记工作重点，单套制下亦如此。目前的商品房登记需要提交商品房买卖合同、购房发票、契税票、不动产登记证明单、申请人身份证明材料及银行的抵押贷款合同。上述项目中，商品房买卖合同的审核工作最为基础和重要。目前，国内商品房普遍实行预售合同备案制度，每套房屋随机配发一个合同备案号，并印制在合同上。验核时登录商品房合同备案机构指定网址，输入合同备案号即可验证购房人、房屋等基本信息与提交信息是否一致。

购房发票、契税票所载信息的核定，一方面可以通过网上备案合同进行核定，另一方面，目前很多省市开通了电话和网络查询途径，对于部分存疑信息，审核人可通过上述途径确保票据的真实性。对于不动产登记证明单而言，其发证单位是不动产登记中心，真伪核定更为简单。