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从内部控制的角度看“存货”科目的运用

2016-02-29 11:08　来源: 互联网作者：吴利红浏览次数 3242

　　这种提法遭到了大多数会计人员的反对：投影仪灯泡属于低值易耗品，不符合固定资产的特征，即使其单价超过了固定资产标准，也不应确认为固定资产。
　　 2.是否应计入“存货”科目
　　对于上述某高校，每年耗用的投影仪灯泡价值数十万，库存灯泡价值数万元。如果将其直接列支，在采购、领用、库管、报废等各个业务环节，都有可能出现内部舞弊。因此，完全有必要将它们计入“存货”科目，对其数量采用永续盘存制，并以账面记录为依据，进行严格的实物管理。
　　那么，某财政局的投影仪灯泡是否也应计入存货？笔者认为，可以简化其会计处理，在购入灯泡时直接列支，而无需为其专设存货账。理由有两个：一是管理简便，出错概率低。库存仅有一个，报废后每次购买一个，管理环节简单，出现内部舞弊的风险较小。二是金额不重大。即使出现工作人员的舞弊，损失也就是一个灯泡，数百元而已。
　　
　　四、正确使用“存货”科目，完善实物资产内部控制
内部控制的最高目标是提高公共资金的使用效率，会计处理也应该符合此要求。不符合固定资产确认条件的实物资产，是否计入存货，应该视单位的管理需要而定。会计人员应按照重要性原则，比较管理效益和管理成本，作出正确的决策。
　　（一）重要性原则的应用
　　 1.重要的物资，应计入“存货”科目
　　对于那些重要的实物资产，应将其计入“存货”科目，相应的明细账应采用“数量金额式”，全程监督其购入、领用、报废的过程。同时，应建立定期盘点制度，及时发现管理中可能存在的错误和舞弊，查明原因并采用恰当的管理措施。在重要领导或保管人员更换时，还应当进行不定期清查。
　　 2.不重要的物资，可以直接列支，但仍需采取替代控制手段
　　随买随用的办公用品，比如单位日常使用的文具等，通常单价较低、领用频繁，基于成本效益原则，一般不宜计入“存货”科目，而应直接列支。从某种意义上说，这部分资产由于不进入资产负债表，发生错弊的可能性较“固定资产”和“存货”更大。
　　这一流程可能出现的风险有：（1）预算环节：可能所买非所需;（2）采购环节：可能有人虚开发票（包括数量和金额）;（3）领用环节：可能有人将其用于个人或家庭消费甚至虚领变卖;（4）保管环节：物资积压，重复购买。
　　因此，直接列支并不意味着放任不管。针对上述风险，单位应采取恰当的控制措施：（1）采购前，应向各使用部门征求意见，保证所购符合单位实际需求;（2）使用公务卡或支票，避免现金结算，购买经办人最好两人或两人以上;（3）设立办公用品备查簿，领用时必须本人签字;（4）保管人员更换时，应移交库存物资并办理相应手续;等等。另外需要注意的是，在岗位职能分工上，采购与使用、采购与保管、使用与保管都是不相容岗位，应由不同职工担任。

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