2.5 内部控制执行不力,缺少监督实施
有些企业虽然制定有健全的内部控制制度,但在执行时却不能严格按照内控制度的要求认真进行操作,常常存在着行政主管意识,视内部控制制度如儿戏,主观上随意调整,这样一来,既不科学合理,又不严肃认真,不仅失去了内控制度应有的作用,而且也在企业内部造成了不良影响,从而不利于企业的经营管理。
三、加强中小企业存货内部控制的对策
1.完善内部控制环境
内部控制环境是内部控制系统的重要组成部分,是对企业内部控制的建立和实施有着重大影响因素的总称。企业的控制环境是由企业全体职工造就的,包括企业的管理者和所有员工。任何企业的控制活动都存在于一定的控制环境之中,控制环境的好坏直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及整体战略目标的实现。完善内部控制环境主要从这四个方面着手:首先,强化管理者的内部控制意识。强化管理者的内控意识及高层的控制职能。企业领导应树立内部环境控制的风险意识。明确内部控制对企业经营效率的影响程度,更新观念,强化管理,建立一个有效的令行禁止的管理系统;为员工建立一个管理完善、控制有效、相互激励、相互制约、相互竞争的工作环境;培养一批对工作认真负责、勤奋、正直、忠诚的员工;不断加强对员工的后续教育,对关键岗位定期轮岗、换岗,对不相容职务严格分离,堵塞漏洞,消除隐患,防止并及时发现管理欠缺及舞弊行为,以保护单位资产的安全、完整。其次,提高制度执行者的态度和素质。再次,加强全体员工道德修养和内部控制制度教育。最后,建立与企业性质及规模相适应的管理宗旨、经营方式、组织结构和企业文化等。
2.建立健全存货内部控制制度
中小企业应当根据财政部颁发的《内部会计控制规范——存货》等法律法规,结合本企业的业务特点,建立适应经营管理要求的存货内部控制制度。最重要的方法是建立关键控制点,重点抓好存货的采购和领用的内部控制,其主要方法如下:(一)不相容职务相互分离控制。合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制,确保办理存货业务的不相容岗位相互分离,相互制约和相互监督。(二)存货采购内部控制: 首先,是建立健全存货采购的计划、合同的订立和审批制度。采购材料、商品及其他物资业务必须按计划申报程序进行,各种职能活动应当指派给不同的部门或职员来完成。应由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划,提出具体的采购计划,经主管计划的负责人审核后报主管领导审批。企业采购大宗材料、商品及其他物资,应与供货单位签订合同,以加强双方责任控制,保证按期、按质、按量发货。合同应经内审或其他部门审核,以防受骗上当,因此存货采购活动必须在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托,授权的内容一定是经过有关部门批准的内容;采购人员按计划签订合同,无权在授权之外签订合同和变更合同的内容,合同的副本应送会计和计划部门审核并留存。其次,是严格制定存货验收和入库的程序、标准和要求。要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求,做到准确、安全入库。采购人员应按合同的交货时间催交,企业所购存货运达后,要由材料供应部门,有关业务部门和质检部门,根据运单、发票、合同以及产品说明书于采购、运输验收部门或人员进行数量和质量查验,若验收合格,即填制验收合格单。验收后,保管人员应及时办理入库手续,填制入库单,登记存货台账,将发票、运单连同收料单送财会部门付款记账。对存货实施保护措施,保管人员与验收、记录、批准人员相互独立。然后,是严格制定并遵循付款、审核的手续和要求。存货采购资金支付结算内部控制,要保证货款支付正确、合法。财会部门接仓库通知承付货款,应审核合同的签订是否符合规定;验收单、入库单是否真实可靠,是否与合同一致;进货发票是否合法,是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。审核无误后,办理付款手续,进行货款支付结算。最后,是严格记录制度、确保账实相符。仓库保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算,及时登记材料卡片和既有数量又有金额的明细账,定期将收料单送财务部门;财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证,登记存货分类账及总账。月末与采购部门和库房管理部门进行核对,并清理在途存货,结转材料成本差异,材料明细账、材料分类账、总账相互核对,保证采购业务的记录正确,做到账账、账表、账实相符。(三)存货领用内部控制:首先,是存货领用审批内部控制。存货领用应制定定额,同时经批准才能进行。领用的材料应有工艺部门核定消耗定额,属于间接费用的消耗、修理用料等,应编制计划或核定费用定额,生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。存货领用须经部门负责人审批签字。其次,是存货发出内部控制。应保证存货领用无误,手续齐全。仓库保管要审核领料单,双方要检查数量和质量,并签字或盖章。材料发出后,保管人员要按计划价格标明金额,登记材料卡片,并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。然后,是存货领用核算内部控制。应保证存货领用业务记录真实,领发无误。要求仓库保管员发货后及时登记存货台帐;财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配,汇总领料单,分摊材料成本差异,分类制证,登记有关账务。最后,是存货领用内部稽核。应保证存货安全,记录正确。由内部稽核人员审核领料单,核对收发凭证和存货台帐,检查收发记录和结存余额,查看存货的领用会计核算是否准确。
3.建立建全企业存货内部审计制度
内部审计是经济监督的再监督,是内部控制的组成部分之一,是企业改善经营管理,提高经济效益的自我需要。有些中小企业没有条件无法单独设置内部审计机构,可在财会部门设置审计人员,单独从事内部审计业务。为保证审计人员的独立性,内审人员应直接对企业最高领导层负责。有些有条件的中小企业单独设置内部审计机构,但实施的效果仍不理想。因此应该建立健全企业存货内部审计制度,使之得到有效实施。要确保内部控制制度被切实地执行且执行的效果良好,内部控制过程就必须被施以恰当的监督,通过监督活动在必要时对其加以修正。企业应当重视内部控制的监督检查工作,建立和完善内部审计监督体系,并由专门机构或者指定专门人员具体负责内部控制执行情况的监督检查。同时,为确保内部审计监督作用的发挥,促进内部控制的严格执行,必须加强对内部审计机构和人员的管理,提高审计人员的素质,并赋予他们一定的独立权限,以确保审计的独立性、客观性。良好的内部控制制度应包括独立于企业其他部门的内部审计制度,内审部门负责审查各项内部控制制度的执行情况,并将审查结果向企业董事会或最高管理当局报告。内部审计工作越仔细,内部控制制度越健全,企业就越能有效地实现预期的控制目标。 4.加强全体员工培训,提高存货内部控制行为主体素质