摘 要：文件体系“三库”管理，通过区分文件所处的不同状态和层次，进而构建草稿库、运行库、程序库，采用不同的管理控制方式，有效节约资源，并为其他文件管理方法提供范围和平台。
关键词：文件管理 文件体系 三库 文件体系构建
1.文件管理的现状和难点
1.1 文件管理的现状
文件体系是企业运行规范、过程程序、技术资料和工作记录的总和，是企业管理和企业运行必须的依据和支撑。企业必须要对自己的文件体系进行管理和控制。当前文件管理有多种方法，企业也在探索适用的方法。在该过程中，容易陷入以下三大的误区：
（1）文件全部备份和受控：不区分文件状态，眉毛胡子一把抓，将所有文件周期性备份，造成管理资源的巨大浪费，引起文件使用的巨大不便，主要出现在研发类的企业；
（2）放任非受控文件：只对核心文件进行控制，对其他文件基本不管控，致使企业领导的精力主要放在处理日常事务上，无暇顾及企业发展的战略事宜，主是出现在小规模企业；
（3）文件的后期整理：在整个工作完成后进行突击式的文件编制和归档，以致文件逻辑混乱，不能反映出工作的实际情况，不利于企业总结经验和改进不足，主要出现在工程类的企业。
1.2 文件管理的难点
企业文件管理陷入上述三大误区，是因为文件管理存在四个难点：
（1）文件分类标准难确定
企业运行过程中，会产生不同归属的文件。现行方法是要求一个文件满足尽量多的需求，从而提高工作的效率，但会导致一个文件既需这样管理，又需那样控制，致使文件的管理状态不明。
（2）文件状态易混乱
日常工作中，由于没有完善的文件管理制度，出现三种文件状态混乱的情况：同一文件出现不同状态，但又不能被使用者简易区分；文件已经发布了新版本，可部分人员却仍使用旧版本；同样的有效文件之间的不协调。
（3）文件标准化管控范围不当
文件标准化管控范围过大，会造成资源浪费，影响其他工作的开展；管控范围过小，会导致文件失控，起不到标准化工作应有的实效。再者，随着企业的发展，文化标准化的范围也是不断变化的。适当的文化标准化范围需通过大量时间来摸索，在这过程中易造成人力物力的巨大浪费。
（4）垃圾文件的影响
因当时工作需要而制作的文件复件，或因应对某项工作而制作的文件代替件，还包括因工作需要的一次性临时文件，这些都可称作垃圾文件。这些垃圾文件，往往充斥在工作场所，严重影响我们的工作效率和管理效率。计算机在办公方面的应用，使得这个问题是日益凸显。
2.“三库”管理
2.1 现实基础
当前的“三库”管理，主要作为软件开发结果的管理手段，通过对软件开发库、受控库和产品库（简称软件“三库”）的管理而实现对软件开发结果的控制。
2006年5月，中国人民解放军总装备部发布了GJB 5716—2006标准，“规定了军用软件开发库、受控库和产品库的基本要求”。该标准要求通过“对软件配置项进行入库、访问、出库、维护、更改、发行等活动实施管理，以确保软件产品的正确性、完整性、可控性、可追溯性。”
2.2 应用扩展
文件也存在这三种状态。一是员工日常工作处理的状态，称为草稿状态；二是经评审能够满足事务管理需要的状态，称为规范状态；三是定义企业工作运作方式的状态，称为程序状态。企业建立草稿库、运行库和程序库分别对草稿状态、规范状态和程序状态的文件实施管理。
文件体系的“三库”管理，通过确定不同状态的文件的管理方法，以及确定不同库之间文件的流转方式，实现对文件生成、流转、归档、消灭的全过程的有效管理。
3.文件体系的“三库”构建
3.1 “三库”的形式
文件体系“三库”，因文件不同的存储媒介，可分为两种形式：电子“三库”和实体“三库”。
电子“三库”主要用以计算机文件的管理。计算机文件主要是指储存在硬盘、光盘、优盘等电子器件上的文件本身，主要特点是必须借助一定的电子设备才能阅读。电子“三库”的构建主要是以电子储存介质为基础，如服务器、公共储存区。
实体“三库”主要用以处理实体文件的管理。实体文件主要以纸质文件为主，也包括电子文件的储存介质，主要特点是不须借助其他设备，仅靠人力即可对其信息进行识别。实体“三库”的构建是以文件柜和工作区为基础的。
文件形式的选择，以便于使用为原则，没有必要只采用其中的一种形式，否则只会增大资源的占用，造成资源浪费。因此，电子“三库”和实体“三库”是相互补充的，它们共同完成企业对文件体系的管理和控制。
3.2 电子“三库”构建
草稿库可以建立在公共设备上，也可以建立在工作计算机设备上，管理新编制文件、修改状态的文件、待提交评审的文件以及便于工作而引进的外来参考文件。草稿库的文件采用文件编制人员负责的管控形式。这样一方面节约了管理资源，另一方面提高文件编制人员日常工作的效率，也不会对企业核心文件产生冲击。
运行库必须建立在公共设备上，以保证需要的人员能够获得有效文件。运行库管理已经通过评审的、对某事项处理的方法，包括记录表格、制度规范、技术方案等，主要特点是任何一个文件，都能完成一件事务。运行库文件的改动，需要申请授权，由组织指定的人员负责。
程序库必须建立在公共设备上，管理过程程序的文件，包括行政体系、质量管理体系、项目计划等。程序库文件规定了事项包含的若干事务的运行。程序库文件进行修改时，必须经过授权，并由指定人员负责。
3.3 实体“三库”构建
草稿库，由文件编制部门负责管理。草稿库管理处于编制、修订、或报批状态的文件。企业应对草稿库实施明确和严格管控。草稿库内的文件要由编制部门集中管控，文件流转只能在文件编制人员或编制部门之间进行，不得流向其他人员或部门。                            　　运行库由企业档案部门独立负责管控。运行库文件管理经评审满足要求而未纳入过程程序的文件。运行库文件应登记造册，明确各文件状态和存储位置。运行库文件一般只在三库之间流转，不予以外借，如有因工作需要应使用复件。