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文件体系的“三库”管理

2013-09-09 08:06　来源: 互联网作者：杨新宇浏览次数 1760

程序库文件，应由过程程序主管部门负责管理，如行政程序文件应由行政主管部门负责，项目程序文件应由项目组或项目档案管理部门负责。程序库文件名目清晰，归属明确。程序库文件应在与该程序有关的工作人员范围内分发，以确保职责部门和职责人员按规定自主完成工作，提高效率。
3.4 “三库”之间的文件流转控制
文件流转沿着草稿库、运行库、程序库的方向进行，称之为上行，反之称之为下行。文件流转，必须进行过程的管理和控制，同时进行文件的管理和控制。文件上行，应执行严格的申报评审手续；文件下行，应进行严格授权。
文件的管理和控制，与文件储存介质有关，可采取如下方式。
草稿库文件转入运行库，应对文件进行审批，确认文件满足要求。审批通过的文件，应及时转入运行库。如是修订的运行库文件，应及时将修订前的运行库文件移出运行库。
运行库文件转入程序库，应对过程程序文件进行审批和试运行，确保过程程序适合企业的资源配置。电子运行库转入程序库，采用文件调用的方式，不移动位置；实体运行库转入程序库，必须完成文件流转，如有需要运行库备份复件。
电子运行库文件修订，不得移出运行库，而采取修订复件的方式；实体运行库文件修订，必须移出运行库，对原文件进行修订，而运行库保存复件。
程序库文件修订分为过程程序修订和执行文件修订。过程程序修订，可由程序库直接转入草稿库进行。执行文件修订，电子程序库直接执行运行库文件的修订；实体程序库文件先流入运行库，再执行运行库文件修订。
4.“三库”管理与其他文件管理工作的联系
文件体系“三库”管理，能够对档案管理法、体系管理法、文件标准化等多种管理方法兼容，有效解决文件管理中的难点。
文件体系“三库”管理，着眼于形成体系化的文件，通过编制运行库文件来构建运行体系文件，实现无一文件无归属的管理效果，破除了文件分类归属不明的问题。
文件体系“三库”管理，吸纳了过程管理和档案管理的思想，采用“三库”分离、独立控制的方式，保持现行文件版本的唯一性，解决了文件状态的混乱和垃圾文件对于主体文件的影响。
文件体系“三库”管理，为文件标准化工作提供了明确的范围和时机：文件在“三库”之间每次上行流转，都要进行文件标准化工作，而文件在各库内部流动式，则无需开展标准化工作。
5.总结
文件体系“三库”管理，是文件管理的体系，可以有效实现对企业文件生成、流转、归档、消灭的全过程的管理。
文件体系“三库”管理，根据企业文件所处的不同状态和不同层次，确定不同的管控程度，一方面达到了文件的管理效果，另一方面节约了大量的管理资源。
文件体系“三库”管理，有效兼容其他文件管理方法，解决了其他文件管理方法适用范围有限的难题和彼此冲突的问题。

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