三、财务风险防控
(一)严格执行合同文件,减少违规风险。一是采购前应主动了解公司费用归口部门是否与供应商签订有同类价格合同,如有优先采用公司合同价格;二是杜绝先供货后结算现象,降低供应商涨价风险,避免退票扯皮风险,提高工作效率;三是如公司无采购合同,采购部门应根据公司管理标准中的采购价格确定的方式对应程序办理价格审批;四是供应商要求变更原合同采购价格的,采购人员应根据公司采购价格管理相关标准变更程序办理变更审批。
(二)严格控制超合同外采购。原则上不能超合同采购清单外进行采购,超范围采购的,要求按公司采购价格管理相关标准中的采购价格确定程序办理价格审批,根据合同管理标准规定签订合同或补充协议。明确合同条款中“合同清单外的双方协商价格”,不是指业务部门与供应商的协商,而是合同签订部门牵头成立的谈判小组与供应商的协商,经合同审批部门审批后的协商价格,确保程序合规性。
(三)整合同类型采购业务,聚零星为整体。对于有部门归口管理,使用部门分散零星物品采购,进行必要梳理。达到一定金额,符合应用合同进行管理的,按程序由归口部门签订框架类合同。各部门直接从合同供应商处采购,避免各部门采购供应商不固定、同一类物品结算价格不统一的现象。同时,归口部门按合同约定定期结算,通过银行转账,按费用管理规定,减少现金报销不规范问题。
(四)明确职责分工,确保票据实效。对于金额较大类物品采购,督促采购实施部门严格采购程序,严格执行立项、预算上报、投产通知、结算采购流程,避免先采购后补手续现象发生,采购程序、采购实物与票据按要求节点完成。对于发票物品名称与合同物品名称不一致,结算价格与合同价格一样差异,采购部门应加强把关,落实责任,确保发票清单物品名称与合同名称一致性票,降低稽核风险。
四、结语
对于非独立法人实体运作的企业,由于“法人”赋予的职能和权限不一,在采购业务中角色也不一样,具有自身特点。本文所阐释的一些采购业务财务风险防控,是对严格执行财务制度探讨与思考,具有一定的普遍性。