3.由于预约凭证模板内容的维护、更新不及时,造成自动生成的会计凭证频繁出现差错,会计人员需大量进行修正,导致财务系统没有达到所预期的高效运行状态。高校财务系统涉及教学、行政、科研等多个方面,是报销涉及面广、报账内容复杂的大系统;针对网上预约报账系统接入报账老师的录入信息时,现在还没有注意到不同资金来源单位在管理方面的要求不一样,报销项目、报账的科目也不尽相同。因此,导入预约凭证模板还比较单一,没有实现应有的多样化和精细化管理。
4.高校网上预约报账系统对报账老师的财经制度知识要求较高,也需要报账老师花费一些时间来熟悉该系统。网上预约报账系统对票据整理、分类汇总及相应的数据录入是有要求的,不像现场报账可由财务人员现场进行微调。因而,网上预约报账对报账老师的财务知识要求较高。网上预约报账系统里面的各个步骤,比如算错汇总数据如何更改、预约时间如何修改、预约失败如何处理等问题也需要报账老师花费时间来熟悉,一些报账老师觉得比较麻烦,不愿意耗费宝贵的时间来熟悉而执意采用传统的现场报账方式。
5.高校网上预约报账系统也带来一些新的安全隐患。财务数据属于机密信息,对某些犯罪分子来说也更有价值。高校网上预约报账系统对内与国资处、科研院、研究生院、学工处等其他校园数字化平台相衔接,对外与国库集中支付系统、网上银行相匹配,其受到黑客程序、网络病毒或网络诈骗攻击的途径也相应增多,因而高校财务网上预约报账系统的运行需要更加注意安全性、保密性。
三、高校网上预约报账系统的改进
1.系统内启用数字签名。数字签名技术已经较为成熟,在资金不出校外的情况下,在高校网上预约报账系统里加入审批系统环节,而一名教师也因之可选择审批人、经办人等多种角色,在不同角色下有不同的权限。网上预约报销单可设计为自动推送至下一个审批人,审批人的审批也可以根据需要在家里随时通过校园网登录预约报账系统完成审批工作,从而解决报账老师在新老校区或者各分校区来回奔波寻求相关负责人现场签名的难题和相关负责人因为要给报账老师签名而专门在办公室等待的不便,实现报账过程真正的全网上实现。对于资金进出校外的报销或走账,为保证资金安全性,建议暂时不启用数字签名。
2.积极引导教职工使用网上预约报账系统。只有网上预约报账系统成为全校教职工的首选,才能发挥其最大的功效。对于不习惯不愿意的报账老师,不能强迫,但需采取有效措施积极进行引导,从制度上对网上预约报账系统进行适度的倾斜。例如,现场报账窗口要逐步缩小,而不能因为报账高峰而增加,这样又回到以前的老路上去,丧失了财务信息化改造的意义。
3.及时做好预约财务系统相应模块的维护和更新工作,针对不同资金来源单位在管理方面的要求,并基于政策性和实效性,报销的项目、报账的会计科目也不同,预约凭证模板的导入需要多样化。同时,进一步做好不同项目经费的模块前置工作,做好导入财务系统会计科目的维护,有效避免自动生成的会计凭证频繁出现差错的现象,大幅提升网上预约报账的效率和精细化管理水平,促进高校财务管理工作。
4.强化网上预约报账系统和网上填报的培训。报账也是一门需要花费精力学习的技术。高校内学科众多,许多学科确实跟财经类专业相差甚远。加强对网上预约报账系统的宣传与培训,包括操作流程的演示、网上填报报销单的培训与辅导、必要的现场指导等。同时,编制网上预约报账小贴士,将报账老师必须掌握的票据整理、分类汇总及相应的数据录入用简练形象的语言归纳之,让所有教职工都掌握;进一步编制校内财务报账手册,以简练的语言、生动的图像向所有教职工宣传更广泛的财务知识,同时注意把大的财务会计法律条文隐藏在手册背后,使教职工掌握必备但无需精通的报账知识,报账老师可以知其然而不需要知其所以然,会使用就好。