3.2 传统纸质档案管理模式的缺点
①纸质档案保管存在问题。纸质档案保存量较大,加上领导重视程度不够,导致保管的资金投入过低,保存环境恶劣,个别管理人员职业素养较低,所以加大了保管的难度。不少纸质档案出现了被酸化、被腐化、纸质残缺等问题,并且被损毁后很难复原。②纸质档案易磨损、易丢失。人事档案管理是否科学合理直接决定了应收集归档的档案是否齐全和完整,档案管理人员的专业技能与素养也直接决定了档案管理的质量和效率。若需在原有档案中添加一份归档材料,必须要对整本档案进行重新装订,加速纸质档案的磨损。一些责任心不强的档案管理人员便会直接导致档案的丢失或收集不齐全、不规范等。③查阅检索耗时长。相对于电子档案,纸质档案的查阅检索程序烦琐,且花费时间长。要查阅档案,需到档案室由专门人员查找,造成不便。
4 创新铁路干部人事档案管理的相关对策
4.1 加强对档案管理的重视程度
无论是领导还是个人,都要加强对人事档案管理的重视程度。其中,提高领导层面的相关意识尤其重要。专业的管理人员和必要的管理资金都是加强档案管理的重要条件。首先,加强对铁路干部人事档案管理的宣传,使铁路工作人员和普通民众都认识到档案管理的重要性;其次,定期组织铁路部门档案管理人员进修和培训,提高其业务水平和专业素养[2]。
4.2 完善档案管理配套设施
档案管理工作在铁路运输部门尤为重要,它关系着整个铁路网的运行。因此,在铁路运输部门,应当投入更多的人力、物力和财力来保证档案管理工作的正常开展。另外,资金拨发尤其重要,科技创新也不可或缺。纸质档案每一年都会逐年增加,如果不加以科学管理,纸质档案越积越多,导致存放和查找困难,造成档案丢失、损坏。档案库房中应当配备完善的防火、防盗和防潮设施,避免出现纸质档案酸化、变色、腐蚀等。一旦出现此类情况,很难再行修复。
4.3 优化电子档案管理模式
在这个网络时代,要充分利用互联网给我们带来的便利,建立有效措施完善电子档案的真实性与安全性,严格制定相关规定并加以科技约束,排除管理人员擅自修改人员档案内容的可能,以免造成虚假档案。另外,务必要定期检测和拷贝电子档案内容,一式三份,以避免电子档案丢失。对于电子档案也要配备专人专项管理,明确个人分工和职责范围,制定统一的管理标准,使电子档案管理也逐步走向规范化。
4.4 实现纸质档案管理和电子档案管理的融合
对于纸质档案管理与电子档案管理都各自存在着其自身的合理性与局限性。因此,要实现二者的创新,要做到取其精华,去其糟粕,取长补短,相互补充。实现电子档案管理和纸质档案管理的互动,形成一种综合管理系统,从而为铁路干部人事档案管理提供更行之有效的管理模式,提高管理质量与档案利用率。
4.5 人事档案管理模式应向开放式管理变革
随着人力资源制度的变革,如果相关的人事档案工作不能做到与时俱进,就无法适应企业的发展。如今,单位招聘人才,考核方式多种多样,个人档案只是作为其中一个参考部分,经常被组织和个人查用。并且档案的内容大多与个人业绩、专长相关,值得保密的内容并不多。随着信息技术和互联网的飞速发展,在人事档案管理方面,可以尝试改变档案管理与服务方式。利用网络平台,将不属于个人隐私的档案内容上网,采用网络化管理模式,使纸质档案管理与电子档案管理一体化。
6 结语