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基于档案元数据内容的电子文件自动鉴定

2014-12-08 09:44　来源: 互联网作者：尚珊苗媛浏览次数 2678

3.1.8 对于事先有保管期限的电子文件，当自动鉴定完成后，要将自动鉴定结果和原有的保管期限进行匹配。如果匹配结果不一致，系统将文件的保管期限修正为自动鉴定保管期限。
　　3.1.9 规则说明：例如，表中15.2.10职工培训，一般的为短期保存，重要的为永久保存；15.5综合治理工作一般的为长期保存，重要的为永久保存。此外表中二级标识中多次出现通知、请示、批复、报告、总结、决议、决定等词语，可以将其放入例外词库中。
　　3.2 电子文件自动鉴定流程。将表征电子文件内容的元数据项目抽取出来，如：文件题名、主题词、责任者等项目。然后判断鉴定模块中的元数据库中是否存在该元数据，若存在，则进行匹配；若不存在，则人工判断该元数据是否需要添加到元数据库中。流程如图1所示：
　　3.3 电子文件自动鉴定实例。为了证明该方法的合理性和易操作性，笔者选取了部分电子文件，来验证该方法的可行性。笔者以建国后山西省×××局部分档案为例进行说明，如表2所示：
　　由表2可以看出第5份和第7份文件保管期限的鉴定结果与原有的不符，究其原因可能是鉴定人员缺乏相应的专业理论知识、各组织单位为了丰富馆藏、领导对档案鉴定工作不重视，等等。对于新产生的电子文件，可通过将元数据库嵌入档案管理系统中一次完成保管期限的鉴定。总的来说，该方法具有很强的适用性和准确性。
　　4 电子文件自动鉴定的实施
　　笔者认为电子文件鉴定需要经过三个步骤：事前鉴定、事中鉴定和事后鉴定。
　　4.1 事前鉴定。对原有的电子文件，首先由各职能部门档案人员对其进行初次鉴定；若是新产生的电子文件，直接转到第二步。
　　4.2 事中鉴定。当电子文件由部门传输到内部档案室时，需要档案室人员对其进行二次鉴定。对于原有的电子文件，为了避免人为判断造成的影响，要使用档案管理系统中的元数据库对其进行自动鉴定，来修正保管期限。对新产生的电子文件直接使用自动鉴定模块来确定保管期限。此外，档案人员应对电子文件自动鉴定过程进行记录和实时监控，以防设备出现异常。
　　4.3 事后鉴定。为了减轻档案管理系统的负荷量，当电子文件到期后，档案人员应该使用元数据库重新判断到期电子档案是否需要继续保管，如果需要，保管期限是什么。对于没有保存价值的到期档案，档案人员应该做好销毁记录，将需要销毁的电子档案导出到销毁清单中，经领导和各部门同意后方可进行销毁。
　　参考文献
　　[1]刘越南.关于档案价值鉴定的理论与实践（五） ——对电子文件鉴定问题的思考[J].档案学通讯，2001（5）.
　　[2]于慧敏.国外电子文件的鉴定理论分析及启示[J].兰台世界，2003（3）.

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