摘 要：本文通过对现有的电子文件鉴定成果进行梳理，指出电子文件自动鉴定的必要性。为了使电子文件自动鉴定结果更准确，笔者以元数据内容为切入点设计了电子文件保管期限自动鉴定的元数据库，数据库中收录了不同保管期限的元数据项目，在此基础上，提出一些鉴定规则对自动鉴定进行规约，期望能最大限度实现鉴定的准确性和自动化。
关键词：档案； 元数据； 电子文件； 保管期限； 自动鉴定
1 电子文件鉴定研究综述
随着电子文件的出现及其对传统纸质档案鉴定理论的冲击，国内外许多学者对电子文件的鉴定理论进行了研究。刘越南认为电子文件自动鉴定的方法是在系统中纳入并维护电子文件保管期限表。[1]于慧敏提出可以根据机关或部门的职能重要程度编写程序由系统自动鉴定，自动给文件保管期限。[2]谭琤培和章丹指出要建立元数据系统与制定元数据标准，通过系统自动记录与手工记录获取档案元数据。[3]由于电子文件的迅速增长，关于电子文件鉴定的迫切性在业内已经达成了共识，而大家期盼的最理想的目标是对电子文件实行自动鉴定。从综述看现有的理论研究并未达成共识，没有形成电子文件自动鉴定相对成熟的理论体系，需要相关研究不断地总结与完善。目前的研究成果大都集中在电子文件鉴定内容、程序、方法、原则等宏观方面的研究，缺乏微观方面的研究。
对电子文件的鉴定主要包括价值鉴定和保管期限的鉴定。价值鉴定十分复杂，需要考虑的内容很多，而且容易受鉴定者的主观影响，因此本文对价值鉴定不做过多的阐述。档案的鉴定同样可以通过保管期限来完成，在实际鉴定保管期限时，目前还是参照国家档案局出台的文书档案保管期限表进行判断，由于保管期限表条款划分过粗、加之人为的因素或者判断标准不统一的情况，使得电子文件的保管期限判断不够准确。笔者试图从电子文件的部分元数据内容入手来判断电子文件的保管期限。
本文以元数据为切入点，主要采用在文献调查的基础上，通过统计方法构建元数据库，将元数据内容信息作为电子文件保管期限自动鉴定的依据。笔者通过选取文件标题、主题词这两个能反映文件全貌的元数据内容项目进行了实证分析，对自动鉴定结果进行了验证。
2 电子文件元数据库的内容创建
元数据是指描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。档案元数据描述的内容有以下三方面：（1）内容信息：如标题、档号、分类号、主题词等；（2）结构信息：如段落层次、文体、发（收）文者等；（3）背景信息：如形成文件的机构及其职能、业务活动等。[4]通过观察，档案元数据描述的内容中除了文件标题和主题词能反映文件全貌，其他元数据项目难以用来判断一份文件的保管期限。因此本文只选用了文件标题和主题词这两个项目来判断一份电子文件的保管期限。适当的情况下，在判断保管期限时，还可以加入责任者项目。
为了使电子文件自动鉴定具有可操作性，笔者根据国家档案局发布的第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，将其中涉及的元数据内容抽取出来，该元数据库要嵌入档案管理系统自动鉴定模块中。部分元数据库如表1所示：
表格说明：
（1）一级标识限定了电子文件的内容方向，二、三、四级标识隶属于一级标识，只有同时满足一级标识、二级标识、三级标识或四级标识才能判断某份电子文件的保管期限。
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